Lidmaatschap

  • Voor buitenlandse stages is een lidmaatschap van de Klim- en Bergsportfederatie (KBF) verplicht omwille van de uitgebreide bergsportverzekering voor zowel deelnemers als begeleider. Wie lid is van een andere KBF-club dan Hiking Advisor, betaalt 10 euro bovenop de deelnameprijs.
  • Voor al onze andere activiteiten is een lidmaatschap van de KBF niet verplicht. Wie geen lid is of lid is van een andere KBF-club dan Hiking Advisor betaalt 5 euro bovenop de deelnameprijs. Hou er rekening mee dat wie geen lid is, zelf instaat voor zijn verzekering. De begeleider is altijd verzekerd via de club.

We sommen alle voordelen en voorwaarden van het KBF-lidmaatschap voor jullie op.

Leiderschap

  • De deelnemer aanvaardt het voorgestelde programma van de activiteit. Dit programma is indicatief. Het kan ten allen tijde worden aangepast in functie van het weer, de omstandigheden, de toestand van de deelnemers, de beschikbaarheid van begeleiders, lesgevers of instructeurs enz. De leider kan de mening van de deelnemers consulteren maar heeft hierin het laatste woord.
  • De deelnemer legt zich neer bij een mogelijke programmawijziging als die noodzakelijk wordt geacht door de leider.
  • De deelnemer aanvaardt het leiderschap van de leider van de activiteit. Hij of zij zorgt ervoor dat de groep op een veilige en comfortabele manier de activiteit kan volbrengen.
  • Het niet navolgen van de beslissingen van de leider kan tot uitsluiting leiden. Indien iemand zich tijdens een opleiding of stage onttrekt aan het gezag van de leiding en de groep verlaat, is dat volledig op eigen kosten, verantwoordelijkheid en risico. Hiking Advisor vzw is in dat geval niet verplicht tot enige terugbetaling.

Fysieke paraatheid en medische fiche

  • De deelnemer verklaart medisch geschikt te zijn om deel te nemen aan bergsportactiviteiten.
  • Bij de minste twijfel overlegt hij met de leiding. Deelname aan een activiteit waar je medisch niet geschikt voor bent, is op eigen risico. Bij twijfel contacteer een arts. Deze kan nagaan of je geschikt bent voor het beoefenen van bergsport.
  • Bij elke buitenlandse stage wordt gevraagd om een medische fiche in te vullen. Deze informatie wordt vertrouwelijk behandeld door de begeleider en dient enkel om gepaste hulp te kunnen bieden bij noodsituaties door de begeleider zelf of de professionele hulp die wordt ingeroepen. Er wordt verondersteld dat de deelnemer deze fiche waarheidsgetrouw invult aangezien het de veiligheid van zichzelf, van de deelnemers en de begeleider ten goede komt.

Inschrijvingen

  • Na registratie/aanmelding via een inschrijvingsformulier krijg de kandidaat deelnemer per e-mail een bevestiging of men aangemeld staat als effectieve of als reservedeelnemer. Aangezien vrijwilligers deze registraties behandelen kan dit enkele uren of zelfs dagen duren.
  • De inschrijving is pas definitief als de volledige deelnameprijs van de activiteit betaald is. Indien dit niet binnen de vooropgestelde termijn gebeurt, en er ook niet gereageerd wordt op een betalingsherinnering, wordt de inschrijving geschrapt.
  • De deelnamevoorwaarden worden duidelijk aangegeven in de beschrijving van de activiteit. De stageleiding heeft het recht om personen uit te sluiten die niet beantwoorden aan de specifieke deelnamevoorwaarden van de gekozen activiteit.
  • Minimumleeftijd tot deelname is 18 jaar, tenzij anders vermeld in de beschrijving van de voorgestelde activiteit, of na bespreking met de leiding, het bestuur en positief advies.
  • Bij buitenlandse tochten wordt er door de leiding een voorbereidingsmoment georganiseerd. De deelnemer is verplicht deel te nemen aan deze voorbereidende activiteiten. Bij afwezigheid verliest de kandidaat deelnemer zijn deelnamerechten, tenzij de leiding hierover formeel anders beslist.

Deelnameprijs

  • In de prijs zitten steeds begeleiding en organisatie inbegrepen. 
  • De deelnemer staat zelf in voor de verplaatsing van en naar de activiteit of stage tenzij anders vermeld.
  • In de deelnameprijs zit het lidmaatschap van Hiking Advisor en de KBF niet inbegrepen. De deelnemer wordt geacht, wanneer dit vereist is, zelf het lidmaatschap te regelen. Zie hiervoor de pagina over het lidmaatschap.

Reisbudget

  • Voor bivaktochten, ontmoetingsweekends, stagetochten en ervaringstochten wordt er gewerkt met een reisbudget. Een indicatief reisbudget staat steeds vermeld bij de aankondiging van de activiteit.

  • Het reisbudget dekt de kosten ter plekke zoals overnachting, lokaal vervoer, maaltijden in hutten...

  • Het reisbudget wordt rechtstreeks geregeld tussen de begeleider(s) en de deelnemers. Een deel van het reisbudget kan voor vertrek opgevraagd worden door de begeleider voor het boeken van overnachten bij heenreis, terugreis, tijdens de tocht of andere reservaties in functie van de tocht.

Annulering door de deelnemer

  • Volgende annulatie termijnen en voorwaarden zijn van toepassing in geval een deelnemer zelf annuleert:
  1. Bivaktochten, ontmoetingsweekends, module 1 CZB, niet aan de opleiding tot zelfstandig bergsporter verbonden workshops, HA-café’s: tot 2 weken voor de start van de activiteit is er terugbetaling van de deelnameprijs verminderd met 5 € administratiekosten. Na dit moment wordt er niet meer voorzien in een (gedeeltelijke) terugbetaling.
  2. Cursus zelfstandig bergwandelen: tot 1 maand voor module 2 is er terugbetaling van de deelnameprijs verminderd met 10 € administratiekosten. Na dit moment wordt er niet meer voorzien in een (gedeeltelijke) terugbetaling.
  3. Cursus zelfstandig sneeuwschoenwandelaar:  tot 1 maand voor de start van de cursus is er terugbetaling van de deelnameprijs verminderd met 10 € administratiekosten. Na dit moment wordt er niet meer voorzien in een (gedeeltelijke) terugbetaling.
  4. Ervaringstochten:  tot 1 maand voor het voorbereidingsmoment is er terugbetaling van de deelnameprijs verminderd met 10 € administratiekosten. Na dit moment wordt er niet meer voorzien in een (gedeeltelijke) terugbetaling.
  • De deelnemer is zelf verantwoordelijk om een annulatieverzekering af te sluiten.
  • De annulatietermijnen en voorwaarden worden telkens vermeld in de aankondigingstekst van de activiteit. 

Weigering deelname door begeleiding

Indien de begeleiding tijdens het voorbereidingsmoment van een ervaringstocht of een opleidingsstage beslist dat je omwille van onvoldoende fysieke voorbereiding of een andere reden niet veilig kan deelnemen, wordt de deelnameprijs teruggestort, met uitzondering van de deelnameprijs voor het voorbereidings moment en andere reeds gemaakte kosten.

Je wordt hiervan mondeling, via e-mail en/of telefonisch op de hoogte gesteld.

Verzekering en aanvaarding van risico

  • Leden van de Klim- en Bergsportfederaties zijn gedekt door de verzekering van de KBF: http://www.klimenbergsportfederatie.be/inhoud-verzekering.
  • Niet-leden van de KBF staan in voor hun eigen verzekering.
  • De leiding stelt alles in het werk om de stage, opleidingen en andere activiteiten op een veilige manier te laten verlopen. De deelnemer onderschrijft dat hij op de hoogte is dat bij de beoefening van klim- en bergsport, in welke vorm dan ook, nooit alle risico’s kunnen worden uitgesloten. De deelnemer aanvaardt deze risico’s waarvoor de verantwoordelijkheid niet bij de leiding ligt, en dat deze voor de eventuele gevolgen niet aansprakelijk gesteld kan worden.

Afgelasting van een activiteit, door de club zelf

Een annulering van een activiteit door Hiking Advisor vzw is mogelijk:

  • Indien het minimum aantal deelnemers niet wordt bereikt (vooral bij buitenlandse stages). Dit gebeurt 1 maand voorafgaand aan de activiteit.
  • Indien het niet mogelijk is om de activiteit door omstandigheden te verplaatsen (bv. door pandemie of lokale maatregelen) qua tijdstip of locatie.
  • Als de begeleider afwezig is door ziekte of overmacht. Hiking Advisor vzw doet er wel alles aan om in dat geval een vervang(st)er te vinden. Indien een professionele gids moet ingehuurd worden, kan dit wel een meerprijs betekenen voor de deelnemers. Als dat het geval is, wordt dit voorgelegd aan de deelnemers en beslissen zij of ze al dan niet met de activiteit willen doorgaan.
  • Bij een annulering wordt de integrale deelnameprijs teruggestort voor het deel van de activiteit en de stage dat niet heeft plaatsgevonden, vermindert met een administratieve kost van 10€ per annulatie.

Deelname aan online, virtuele activiteiten

  • Doel: Deze disclaimer heeft tot doel te verduidelijken in welke context digitale activiteiten plaatsvinden en kunnen hergebruikt worden. 

  • Opname & hergebruik: Met je deelname aan een online activiteit ga je ermee akkoord dat dit opgenomen wordt voor educatie doeleinden. Dit in lijn met de missie van Hiking Advisor: mensen stimuleren om op een verantwoorde manier meerdaagse (berg)wandeltochten te ondernemen. Dit houdt in dat de opname gedeeld kan worden in functie van de digitale activiteit, tijdens een opleiding of het betreffende digitale videokanaal van Hiking Advisor. 

  • Rechten: Met je deelname bevestig je geen rechten te ontlenen op basis van de registratie of opname, zowel tijdens als na de opname. 

  • Praktische suggesties: Wens je niet in beeld te komen dan kan je dit vermijden door je camera af te zetten. Wil je niet dat je naam in beeld komt, kan je bij het aansluiten op de digitale sessie een alias toevoegen in plaats van je echte naam. Wens je op geen enkele manier deel uit te maken van een opgenomen digitale activiteit heb je steeds het recht om niet deel te nemen aan de online activiteit.

Problemen melden

Indien een (kandidaat)deelnemer opmerkingen heeft omtrent de organisatie van de activiteiten dan wordt die verzocht via het emailadres info@hikingadvisor.be klachten of problemen te melden.