Privacyverklaring

Home>Privacyverklaring

De voorbije jaren heeft Hiking Advisor vzw een sterke online community van hikers opgebouwd en diverse activiteiten georganiseerd, dit allemaal als doel om onze gemeenschappelijk passie voor meerdaagse wandeltochten te delen.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Hiking Advisor vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR, Verordening EU 2016/679).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring
  • verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt
  • vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt
  • op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

Als Hiking Advisor vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Hiking Advisor vzw
Zetel: Paviljoenweg 110, 9040 Sint-Amandsberg
Emailadres: privacy@hikingadvisor.be

Aan wie is deze privacyverklaring gericht ?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, vrijwilligers en personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten.

1. Waarom verwerken wij welke persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door Hiking Advisor vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Het versturen van onze e-nieuwsbrief (gerechtvaardigd belang)
  • Het contacteren van deelnemers voor activiteiten (uitvoering overeenkomst)
  • Promotie, PR en communicatie waaronder
    • Het beheren van social media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s (gerechtvaardigd belang)
    • Het beheren van de clubwebsite (gerechtvaardigd belang)

2. Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen:

  • Identificatiegegevens : naam, voornaam
  • Privé-contactgegevens : telefoonnummer, e-mail
  • Financiële bijzonderheden: betalingen
  • Persoonlijke kenmerken : verblijfplaats, telefoonnummer van een contactpersoon (in geval van nood)
  • Beeldmateriaal: foto’s, filmpjes
  • Sportieve & medische gegevens in functie van buitenlandse stages

We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulieren, het contactformulier op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …). Wij verzamelen géén persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de Klim- en Bergsportfederatie vzw.

Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

3. Verstrekking van gegevens aan derden-verwerkers

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

  • het opslaan en verwerken van gegevens in de cloud (Google Drive)
  • het verzorgen van de internet omgeving (WordPress en Qaribu)
  • het verzekeren van onze vrijwilligers (KBF)
  • het uitsturen van e-nieuwsbrieven (Mailchimp)
  • het voeren van onze boekhouding via een boekhoudtool (Dynamo vzw)

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten of waarvan dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden.

Met deze beide partijen maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

4. Verstrekking van gegevens aan derden-ontvangers

Wij vertrekken geen persoonsgegevens aan derden, ook niet aan de Klim- en Bergsportfederatie vzw. Identificatiegegevens en mailadres van een deelnemer worden enkel met andere deelnemers aan dezelfde activiteit gedeeld als daar expliciet toegang voor gegeven werd door de deelnemer in kwestie.

5. Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Hierbij kunnen volgende gegevens van de ouders worden verwerkt : identificatiegegevens en privé-contactgegevens (voor ouderlijke toestemming).

6. Bewaartermijn

Hiking Advisor vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met inachtname van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

Hiking Advisor vzw verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan maximaal 1 jaar na laatste gebruik met uitzondering van beeldmateriaal (max. 10 jaar) en zolang men abonnee of lid is.

7. Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

  • Alle personen die namens Hiking Advisor vzw van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en welke maatregelen ze daartoe moeten nemen. Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot je gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

8. Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Onze website, e-nieuwsbrief en facebookgroep fungeren op dit moment naast elkaar. Dat betekent dat je je voor één of meerdere kanalen registreerde de voorbije jaren. Je kan je gemakkelijk zelf uitschrijven voor de e-nieuwsbrief of uit de facebookgroep, en via een mailtje naar privacy@hikingadvisor.be vragen om de persoonsgegevens op de website te wissen.

Tevens kunt je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.
Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

9. Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens of over de uitoefening van je rechten dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Commission@privacycommission.be

10. Wijzigingen aan onze privacyverklaring

Hiking Advisor vzw kan van tijd tot tijd deze privacyverklaring steeds aanpassen. De laatste wijziging gebeurde op 8 januari 2019.